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成为优秀的审核员——良好审核秘诀

2022-09-17(576)次浏览

 一个优秀的审核员可以为组织带来价值,而一个糟糕的审核员却会使组织戴上官僚主义的枷锁。两者之间的区别通常取决于审核员在审核之前、审核期间和审核之后所做出的不同表现。

  一个优秀的审核员可以为组织带来价值,而一个糟糕的审核员却会使组织戴上官僚主义的枷锁。两者之间的区别通常取决于审核员在审核之前、审核期间和审核之后所做出的不同表现。

  关于管理体系审核,ISO 19011提供了相关指南,并规定了审核员所具备的能力要求。在审核员培训课程中,通常会讲授从准备审核方案到编制审核报告方面的管理体系审核基本知识。如果幸运的话,审核员在审核培训课程中还可以练习到个人审核行为和技巧。然而,对于管理体系审核的真正学习,还应当是从审核员实施第一次审核任务时才开始的。

  审核是一种持续进行的过程,即使经验丰富的审核员也都会有这样的亲身体会,那就是审核员在每次审核中都会学习到一些新的东西。

  本文以下内容阐述了审核员在审核之前、审核期间和审核之后要做到的一些事情,从而有助于审核员更好地实施管理体系审核。

  审核之前

  审核员在审核之前花费一定时间进行有效的审核策划,可以为管理体系审核带来良好的回报,这一点对于远程审核来讲更是如此。审核策划对于确保实现审核目标至关重要,而在开始实施管理体系审核之前,审核员必须做好以下几件事情:

  知道审核标准

  当组织必须要满足不同要求时,审核会变得很复杂。

  当受审核方在审核员面前解释他们在做什么以及他们是如何来做时,审核员的大脑正在同时处理所有相关信息,并将其所听到的内容和看到的情况,与其在受审核方的管理体系文件中得到的信息进行比较。除此之外,审核员还必须确定受审核方所解释的实际内容和情况是否全部满足相关要求。这样就需要审核员同时处理诸多事情。

  如果审核员不知道审核要求,就会在审核过程中花费大量时间来盲目找寻问题,如同大海捞针,这样可能会错过对组织来讲也许非常重要的审核发现。在实际审核过程中,不期望审核员都能够记住或引用相关审核要求的每项条款或内容,但是审核员至少应知道这些审核要求的存在,并能够将这些审核要求的重点联系起来,以确定某项事情是否做得不太正确。

  理解组织的环境

  组织的外部和内部因素、相关方及其需求和期望,确定了组织管理体系的边界、适用性及其运行的风险水平。理解组织的环境,可以使审核员以一种更加关注重大事项的方式来进行审核的策划。即使在实施组织内部审核时,也要考虑到组织的环境,从而了解自上次审核以来所发生的变化,以及审核员可能不知道的事情。这就是说,即使一名经验丰富的审核员,也不要太过于自信,以为自己什么都知道,因为现在任何事情都会变化得非常快。

  准备审核路线

  在审核过程中使用检查表是可以的,但是要注意,审核员按照检查表进行审核可能会错过重要的问题,而且看不到管理体系实施的全貌。管理体系审核是基于抽样审核,在大多数情况下,审核不可能详细查看到组织的每一个过程和活动。因此,审核员应花费更多的时间来关注风险比较高以及与顾客和管理体系相关的方面。审核员可以准备一个在审核过程中要查看的议题或过程清单,而与此同时,还要具备足够开放的视野,以便跟踪在审核过程中可能遇到的问题。在远程审核过程中,审核员可以依靠远程审核引导员帮助其在现场使用摄像机,从而确保审核员知道正在哪里进行审核的动态情况。

  审核期间

  在审核期间,审核员应扮演主导角色。

  建立平台并沟通审核员的期望

  在每次会议开始时,审核员要让受审核方知道审核的要求是什么,并让受审核方有机会解释组织是如何满足这些要求的。在此时,让受审核方进行充分表现,使其毫无顾忌地谈谈管理体系的实施情况,而审核员则要进行耐心倾听、仔细观察并得出正确结论。要记住,在审核过程中,审核员是主导者,所以不要忽视审核目标,更不能使审核偏离主题。

  四处走动,由大到小并由点到面

  审核员要遵循下游或上游过程,四处走动。先从全局开始审核,并根据需要深入查找相关问题。然后,再回到全局层面,将各个审核点联系起来。在通常情况下,审核员会列出一些不符合项或观察项,如果将这些审核发现合并起来,就会构成一个与特定过程相关的比较大的问题,有时甚至导致其会与管理层相关。

  审核员不要自以为可以坐在会议室里,并在不观察现场活动和进行真实抽样的情况下,就能够对组织进行有效的审核。在远程审核过程中,审核员要告诉远程审核引导员去哪里审核,以及要查看什么内容。审核抽样安排要由审核员来选择,而不是由受审核方来选择,这一点应特别给予关注。

  通报

  在每次会议结束后,审核员都要对自己观察到的情况进行总结,并让受审核方知道审核员对审核发现的看法。审核员通过审核可能已经发现,受审核方的管理体系实施一切都是那么的井然有序,或者需要进一步跟踪。

  也许审核员会遇到一种不符合现象,即使这种不符合现象上升到一定严重程度的审核发现可能还为时过早。然而,对于审核至关重要的是,审核员要确认自己发现了什么情况,从而使受审核方有机会对这些发现情况所产生的任何疑问进行澄清。应当指出的是,这种通报会为末次会议的顺利举行奠定良好的基础,并可以避免发生潜在的冲突。

  审核之后

  审核员在审核之后将提供一个清晰而简明的审核报告。如果审核员无法将审核发现编制成一个清晰而简明的审核报告,那么审核员就必须做进一步的功课来提高其综合审核能力。任何阅读审核报告的人员,都应能够理解审核员的审核发现是什么,为什么这个审核发现是一个问题,以及支持审核发现的客观证据及其各自的要求。

  管理层人员应能够理解审核发现,以便能够对审核发现采取必要的纠正措施,并使任何其他审核员都能够对这些审核发现进行跟踪,以确认所采取的纠正措施是否有效地解决了相关审核发现问题。

  审核员组织好自己的想法

  在审核过程中,审核员已经与若干人员进行了访谈,查看了相关记录和程序,观察了许多业务活动。审核员要把这些审核点联系起来,从而得出某些审核结论。审核员在开始编制审核报告之前,要对自己在审核过程中所做的审核记录进行评审,并组织好自己的想法。

  拥有足够的客观证据支持每一项审核发现

  如果没有客观证据来支持审核发现,那么受审核方就可能会对审核发现产生怀疑。如果审核员手里没有掌握足够而可靠的客观证据,那么就要回到受审核方那里去寻找相关客观证据。

  让“审核报告”休息一下

  当审核员编制出一份审核报告草稿之后,可以先把这一审核报告草稿搁置在一旁几个小时,而在此期间,审核员可以先去做其他别的事情。然后,审核员再带着一个清醒的头脑回来,并对审核报告草稿进行系统而全面的评审,从而确保审核报告的准确性、充分性和完整性。